Công việc đánh giá nhân viên tại doanh nghiệp luôn khiến cho các nhà quản lý nhân sự trăn trở rất nhiều. Theo một khảo sát cho thấy có tới 90% các nhà quản lý khác gặp phải các vấn đề với các công cụ đánh giá nhân sự cũng như các phần mềm quản lý nhân sự. Bởi lẽ họ cho rằng quy trình đánh giá hiện tại không thể phản ánh được chính xác hiệu suất làm việc của người lao động. Thấu hiểu những lo lắng đó, ngày hôm nay Vũ Văn Tú sẽ giới thiệu đến các bạn chủ đề về công cụ đánh giá nhân sự và 4 tiêu chí để lựa chọn công cụ đánh giá nhân sự hiệu quả hiện nay.
Công cụ đánh giá nhân sự là gì?
Như chúng ta đều biết, đánh giá nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, phân tích và so sánh giữa tiêu chuẩn đã đề ra với kết quả công việc thực hiện của nhân viên trong một thời gian. Và công cụ đánh giá nhân sự chính là những giải pháp, cách thức, phần mềm,... cho phép nhà quản lý thực hiện việc đánh giá nhân sự một cách khách quan và hiệu quả nhất.
Việc đánh giá năng lực nhân viên là một bước trong quy trình nhằm thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực, được bao gồm trong một hệ thống quản lý và phát triển nguồn nhân lực dài hạn. Việc áp dụng các công cụ đánh giá nhân sự hay các phần mềm quản lý nhân sự, web quản lý nhân sự, sẽ giúp nhà quản lý tránh mắc phải các hệ quả tiêu cực như nguồn nhân lực cạn kiệt, tinh thần sa sút, sắp xếp nhân sự không hợp lý dẫn đến năng suất thấp, chi phí cao, chất lượng sản phẩm kém. Do đó doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn các công cụ đánh giá nhân sự một cách phù hợp nhất.
Công cụ đánh giá nhân sự được dùng vào giai đoạn nào?
Công cụ đánh giá nhân sự có vai trò rất quan trọng, do đó hệ thống này cần phải được xây dựng thật chi tiết, khoa học và phù hợp với loại hình dịch vụ kinh doanh và văn hóa của doanh nghiệp mới đảm bảo tính hiệu quả. Nhà quản lý có thể sử dụng công cụ quản lý nhân sự ở nhiều quy trình khác nhau, trong đó có 2 quy trình rất cần thiết, chính là:
Quy trình tuyển dụng
Nhà quản lý có thể áp dụng công cụ đánh giá nhân sự ngay từ quy trình tuyển dụng. Nhà tuyển dụng có thể đánh giá ứng viên từ việc xem xét và sàng lọc hồ sơ ứng tuyển. Hãy đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm và các yếu tố mà ứng viên nêu ra trong hồ sơ như mục tiêu, mức lương, định hướng nghề nghiệp ra sao. Tiếp đó là áp dụng giải pháp đánh giá nhân sự online thông qua các bài kiểm tra: kiểm tra kỹ năng và năng lực, trắc nghiệm tâm lý, kiểm tra sức khỏe,... Các bài kiểm tra này giúp xác định liệu ứng viên có kỹ năng và năng lực để thực hiện công việc không. Trong khi đó, trắc nghiệm tính cách, tâm lý nhằm kiểm tra liệu ứng viên có tiềm năng hoặc khả năng để đáp ứng các yêu cầu của công việc không.
Quy trình đánh giá nhân viên
Tiếp theo, nhà quản lý nhân sự có thể áp dụng công cụ quản lý nhân sự vào cả quá trình đánh giá nhân viên: đánh giá nhân viên định kỳ và đánh giá nhân viên cuối năm. Phần mềm đánh giá nhân sự sẽ giúp bạn tạo ra các biểu mẫu cho nhân viên tự đánh giá và đánh giá chéo lẫn nhau.
Bạn hoàn toàn có thể tối ưu tính công bằng và đa chiều của đánh giá nhân viên định kỳ và cuối năm bằng cách sử dụng biểu mẫu đánh giá. Và dựa vào tình hình cụ thể của phòng ban và từng cấp bậc nghề nghiệp, bạn có thể lựa chọn nhiều loại biểu mẫu đánh giá khác nhau như: Tự đánh giá, Đánh giá đồng nghiệp ngang hàng, Đánh giá quản lý trực tiếp/quản lý cấp trung, Đánh giá theo nhóm, Gửi phản hồi lên cấp trên,..
4 tiêu chí để lựa chọn công cụ đánh giá nhân sự
Bây giờ hãy khám phá 4 tiêu chí để lựa chọn công cụ đánh giá nhân sự:
Tính liên tục (chu kỳ)
Để đánh giá nhân viên hiệu quả, nhà quản lý phải đảm bảo tiến hành hoạt động này theo chu kỳ liên tục và nhất quán. Một chu kỳ tiêu biểu được gợi ý triển khai tại các doanh nghiệp là:
• Tiến hành thực hiện các cuộc họp cải thiện chất lượng công việc theo quý
• Thực hiện xen kẽ là những buổi đánh giá hiệu suất làm việc sau 6 tháng - 1 năm
• Với các doanh nghiệp nhỏ, nhà quản lý có thể tổ chức các buổi họp 1-1 hàng tuần để góp ý về công việc cho nhân viên, kịp thời điều chỉnh nếu có vấn đề xảy ra.
Một chu kỳ đánh giá thường xuyên sẽ giúp nhân viên có thời gian để kiểm soát công việc, chủ động nhìn nhận cơ hội phát triển của mình, thay vì cứ phải thực hiện những bài đánh giá hình thức, thiếu thực tế.
Tiết kiệm thời gian
Một thống kê của HBR chỉ ra rằng chúng ta đang tiêu tốn 2 triệu giờ mỗi năm cho việc đánh giá nhân viên. Đây là một sự lãng phí thời gian rất lớn. Vậy làm thế nào để vẫn đảm bảo tính liên tục nhưng vẫn tiết kiệm thời gian? Câu trả lời chính là sử dụng các công cụ đánh giá nhân sự hay phần mềm đánh giá nhân sự.
Bằng cách áp dụng những ứng dụng, phần mềm, với khả năng tự động hóa xử lý các tác vụ trên chuyên sâu thì các hoạt động theo dõi kết quả công việc hay tiếp nhận, xem xét báo cáo của nhân viên trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Những dữ kiện được đánh giá vừa chính xác, vừa giúp tiết kiệm thời gian.
Kết quả đánh giá chính xác
Để đảm bảo việc đánh giá nhân viên có thể diễn ra với sự minh bạch và đúng đắn nhất, bạn cần tránh mắc phải những sai lầm. Và những quan niệm sai lầm có thể khiến hoạt động đánh giá nhân viên trong doanh nghiệp bị ảnh hưởng như là: Recency bias (Thiên kiến “gần đây”), Halo bias (Thiên kiến hào quang), Confirmation bias (Thiên kiến xác nhận), Gender bias (Thiên kiến giới tính), Law of small numbers bias (Thiên kiến quy luật thiểu số),...
Xác định đúng mục tiêu
Và cuối cùng hãy xác định đúng mục tiêu. Đừng bao giờ nghĩ rằng đánh giá nhân sự chỉ đơn thuần là đo lường tất cả những gì nhân viên làm được rồi sau đó thưởng phạt tùy theo kết quả. Nhà quản lý cần xác định mục tiêu rõ ràng của các bài đánh giá nhân viên là nhằm xác định điểm mạnh, điểm yếu của mỗi nhân sự và từ đó có sự định hướng về lộ trình phát triển phù hợp để họ thăng tiến trong tương lai.
Một điểm cần lưu ý trong đánh giá nhân sự đó là cần tuyệt đối tách bạch những yếu tố khen thưởng trong các lần đánh giá. Bởi khả năng học hỏi và phát triển của nhân viên phải được xuất phát từ chính động lực nội tại thì mới có thể đạt được những kết quả tốt nhất.
Áp dụng công cụ đánh giá nhân sự phù hợp với từng phương pháp
Phương pháp đánh giá dựa trên checklist
Phương pháp đánh giá dựa trên checklist là việc thực hiện một loạt các câu hỏi nhằm đánh giá năng lực thực hiện công việc nhân viên đối với người quản lý trực tiếp nhân viên đó. Hệ thống câu hỏi này sẽ có hình thức “yes/no”, nhằm thu thập ý kiến của người quản lý về năng lực của một nhân viên cụ thể nào đó. Phương pháp này có ưu điểm chính là đơn giản, dễ thực hiện; song cũng bao hàm nguy cơ thông tin thiếu khách quan, thiếu sự chính xác.
Phương pháp đánh giá 360 độ
Phương pháp này cho phép mọi nhân viên sẽ được đánh giá dựa trên phản hồi của nhiều nhân sự có liên quan như: người quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, nhân viên từ phòng ban khác mà đối tượng đánh giá làm việc cùng thường xuyên, khách hàng,… Mỗi nhân viên sẽ được đưa một bảng hỏi, trong đó bao gồm danh sách tên của các đồng nghiệp cùng một loạt năng lực để đưa ra các đánh giá tương ứng. Với phương pháp này, nhân sự không chỉ được đánh giá về năng lực chuyên môn mà cả về thái độ và mức độ hòa hợp. Việc đánh giá nhiều chiều sẽ giúp tăng sự chính xác trong đánh giá. Tuy nhiên phương pháp này có thể khiến kết quả trở nên phức tạp, khó kiểm soát, khi áp dụng trên diện rộng, ở quy mô lớn.
Phương pháp quản trị mục tiêu
Phương pháp quản trị mục tiêu là một trong những phương pháp phổ biến nhất, mà có thể bạn đang triển khai qua các biến thể của nó như KPI hay OKR.
Với phương pháp này, nhân viên cùng người quản lý trực tiếp sẽ cùng nhau xây dựng một danh sách mục tiêu cần đạt cho nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu được đặt ra cần phải thỏa mãn các tiêu chí SMART: cụ thể (specific), đo lường được (measurable), khả thi (attainable), có liên quan (relevant) và có giới hạn về thời gian thực hiện (time-bound).
2 công cụ quản lý nhân sự được doanh nghiệp tin dùng
Phiếu đánh giá nhân viên
Chúng ta đều biết, việc đánh giá năng lực nhân viên vừa giúp phân loại năng lực, phân chia đúng người đúng việc, công việc được giao đúng chuyên môn để đem đến kết quả tốt. Phiếu đánh giá nhân viên sẽ cho nhân viên biết tình trạng hiện tại của mình cũng như mình cần thay đổi gì để phát triển tốt hơn trong công việc. Đánh giá nhân viên cũng là hình thức để ra quyết định tăng lương, thưởng, thăng chức hoặc sa thải nhân sự.
Hệ thống đánh giá hiệu quả theo KPI
KPI (Key Performance Indicator) được hiểu là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Thông thường mỗi vị trí sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả nhân sự đảm nhận vị trí đó. Đánh giá nhân viên theo phương pháp KPIs sẽ mang đến những lợi ích như:
- Giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về các hoạt động kinh doanh.
- Giúp doanh nghiệp hoạch định nguồn nhân sự sẽ chính xác hơn, đồng thời giúp công ty xây dựng các chế độ thù lao hợp lý, đưa ra quyết định quản lý về nhân sự một cách tối ưu hơn.
- Giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát được mục tiêu, chiến lược kinh doanh để mang lại hiệu quả cao.
Kết luận
Hy vọng những thông tin mà Vũ Văn Tú chia sẻ ở trên đã giúp bạn có thêm những thông tin hữu ích về công cụ quản lý nhân sự và những tips hay để lựa chọn được công cụ phù hợp với doanh nghiệp của mình.
